So läuft eine Umfrage ab
Der Betreiber legt die Umfrage für Ihre Schule an und übergibt Ihnen persönlich einen Einrichtungslink.
Sie richten die Umfrage ein: Ihr Browser erzeugt einen Schlüssel, den Sie als Schlüsselblatt zweimal ausdrucken.
Sie erstellen die Elternbriefe, einen pro Kind, drucken sie aus und verteilen sie.
Die Eltern tragen den Schulweg ihres Kindes ein.
Sie öffnen jederzeit die Auswertung mit dem Schlüsselblatt, prüfen die Hinweise der Eltern und erstellen den Bericht für die Gemeinde.
Die Daten werden automatisch gelöscht, wenn die Grundschulzeit eines Jahrgangs endet.
Die Umfrage einrichten
Sie brauchen etwa 10 Minuten, einen Drucker, eine Kamera am Gerät (oder Sie tippen das Blatt ab) und einen sicheren Ort für zwei Blätter, zum Beispiel den Tresor. Der Einrichtungslink gilt 14 Tage und nur einmal.
Öffnen Sie den Einrichtungslink und prüfen Sie den Namen der Schule. Tippen Sie auf „Schlüssel erzeugen“.
Laden Sie das Schlüsselblatt herunter und drucken Sie es zweimal aus. Löschen Sie die PDF-Datei danach.
Prüfen Sie ein gedrucktes Blatt: Scannen Sie den QR-Code mit der Kamera oder tippen Sie die sieben Zeilen unter „Zum Abtippen“ ab.
Tippen Sie auf „Umfrage starten“. Der Schlüssel ist damit festgelegt und wird aus dem Browser gelöscht.
Erstellen Sie direkt danach die ersten Elternbriefe.
Das Schlüsselblatt
Das Schlüsselblatt ist der einzige Weg, die Antworten der Eltern zu lesen. Es gibt keine Kopie beim Betreiber und keine Wiederherstellung. Ohne das Blatt sind alle Antworten unlesbar, auch für Sie.
Elternbriefe erstellen
Jeder Brief enthält einen eigenen Zugangscode als QR-Code und zum Abtippen. Die Codes entstehen nur in Ihrem Browser und stehen nur in der PDF; der Server kennt sie nicht.
Öffnen Sie „Elternbriefe“: am Ende der Einrichtung oder später in der Auswertung oben.
Wählen Sie den Einschulungsjahrgang und die Zahl der Briefe: einen pro Kind. Der Jahrgang bestimmt, wann die Daten gelöscht werden.
Tippen Sie auf „Briefe erstellen“ und laden Sie die PDF herunter.
Drucken Sie die PDF aus und bestätigen Sie „Ich habe die PDF gespeichert oder gedruckt“. Löschen Sie die PDF, sobald alle Briefe gedruckt sind.
Verteilen Sie die Briefe, zum Beispiel über die Klassenlehrkräfte.
Die Auswertung öffnen
Öffnen Sie die Auswertung am besten an einem Computer (Adresse: /auswertung auf dieser Website).
Scannen Sie den QR-Code des Schlüsselblatts mit der Kamera oder tippen Sie die sieben Zeilen ab.
Die Antworten werden in Ihrem Browser entschlüsselt. Das dauert je nach Anzahl einige Sekunden.
Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf „Sperren“ oder schließen Sie das Fenster. Die entschlüsselten Antworten sind dann wieder weg.
Mit der Auswertung arbeiten
Oben sehen Sie den Rücklauf (Antworten im Verhältnis zu den Briefen) und die Schaltflächen Bericht, Elternbriefe, Einstellungen und Sperren.
Darunter wählen Sie aus, welche Antworten Sie sehen, zum Beispiel nur Kinder, die zu Fuß gehen, oder nur einen Jahrgang. Die Karte zeigt die genutzten Wege (dicker heißt mehr Kinder), Gefahrenstellen und gute Stellen; welche Ebenen sichtbar sind, stellen Sie im Kartenmenü ein.
An der Seite öffnen Sie die Bereiche Überblick, Gefahrenstellen, Gute Stellen, Wege, Anreise und Schule. Ein Klick auf eine Stelle in der Liste zeigt sie auf der Karte; ein Klick auf der Karte zeigt ihre Details unten rechts in der Karte. Meldungen im Umkreis von etwa 25 Metern sind zu einer Stelle zusammengefasst.
Unter „Schule“ tragen Sie eigene Stellen und Hinweise ein, zum Beispiel eine Gefahrenstelle, die niemand gemeldet hat, oder wo Schülerlotsen stehen. Wählen Sie dazu oben auf der Karte „Gefahrenstelle“, „Gute Stelle“ oder „Hinweis“ und klicken Sie dann auf die Stelle (ohne Maus: „Ort hier setzen“ setzt den Ort in der Kartenmitte). Titel, Art und Beschreibung tragen Sie im Fenster danach ein. Ihre Einträge werden verschlüsselt gespeichert, alle mit dem Schlüsselblatt sehen sie, und sie zählen nicht als Meldungen der Eltern. Im Bericht stehen sie unter „Von der Schule ergänzt“, außer Sie nehmen den Haken bei „Im Bericht zeigen“ heraus.
Hinweise der Eltern prüfen und freigeben
Die Texte der Eltern (Hinweise und Verbesserungsvorschläge) erscheinen erst im Bericht, wenn Sie sie freigegeben haben. Prüfen Sie dabei, dass kein Text Namen, Adressen oder andere Angaben enthält, an denen man eine Familie erkennen könnte.
Mit „Im Bericht zeigen“ legen Sie für jede Stelle fest, ob sie im Bericht erscheint. Ihre Freigaben werden automatisch in diesem Browser gespeichert. Unter „Einstellungen“ speichern Sie sie als Datei, um auf einem anderen Computer weiterzuarbeiten.
Bericht und GIS-Daten
Unter „Bericht“ sehen Sie den fertigen Bericht, drucken ihn oder speichern ihn als PDF. Er enthält immer alle Antworten, unabhängig von der Auswahl, und nur zusammengefasste Zahlen, nie einen einzelnen Weg.
Für die Gemeinde gibt es die GIS-Daten als ZIP-Datei. Sie lassen sich zum Beispiel in QGIS öffnen. Abschnitte, die nur ein Kind nutzt, können Sie für mehr Datenschutz weglassen.
Ende der Umfrage und Löschung
Die Daten eines Jahrgangs werden automatisch am 31. Juli des Jahres gelöscht, in dem seine Grundschulzeit endet. Das Datum steht in jedem Elternbrief.
Soll die Umfrage früher enden oder sollen die Daten früher gelöscht werden, wenden Sie sich an den Betreiber.
Häufige Fragen
Wir haben das Schlüsselblatt verloren.
Nehmen Sie das zweite Exemplar aus dem Tresor. Sind beide verloren, kann niemand die Antworten mehr lesen, auch der Betreiber nicht.
Gibt es noch keine Antworten, kann der Betreiber einen neuen Einrichtungslink ausstellen; danach müssen neue Elternbriefe gedruckt werden. Sonst ist eine neue Umfrage nötig.
Jemand Unbefugtes hatte das Schlüsselblatt in der Hand oder hat es fotografiert.
Informieren Sie sofort den Betreiber und Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten. Wer das Blatt hat, kann die Antworten lesen. Der Betreiber sperrt dann die Auswertung: Mit dem Blatt lassen sich keine Antworten mehr herunterladen, auch nicht von Ihnen, bis die Sperre aufgehoben ist.
Der Einrichtungslink funktioniert nicht.
Der Link gilt 14 Tage und nur einmal. Öffnen Sie ihn genau so, wie Sie ihn bekommen haben. Ist er abgelaufen oder schon benutzt, stellt der Betreiber einen neuen aus.
Die Kamera erkennt das Schlüsselblatt nicht.
Erlauben Sie dem Browser den Zugriff auf die Kamera. Geht es trotzdem nicht, tippen Sie die sieben Zeilen unter „Zum Abtippen“ ab. Leerzeichen und Groß- und Kleinschreibung sind dabei egal; Tippfehler zeigt Zebrio mit der Zeile an, von oben gezählt.
Wie viele Briefe brauchen wir?
Einen pro Kind, auch für Geschwister. Erstellen Sie lieber zuerst genau so viele Briefe wie Kinder; weitere können Sie jederzeit nachdrucken.
Die PDF mit den Elternbriefen ist verloren, bevor sie gedruckt wurde.
Machen Sie diese Briefe unter „Elternbriefe“ mit „Ungültig machen“ ungültig und erstellen Sie neue. Die alten Codes funktionieren danach nicht mehr.
Eltern haben ihren Brief verloren.
Erstellen Sie einen neuen Brief für den Jahrgang des Kindes. Ein Eintrag mit dem alten Code bleibt bis zum Löschdatum bestehen und zählt mit.
Warum sehe ich weniger Antworten als erwartet?
Prüfen Sie die Auswahl über der Karte, zum Beispiel ein ausgewähltes Verkehrsmittel oder einen Jahrgang. Mit „Auswahl zurücksetzen“ sehen Sie wieder alle Antworten.
Es heißt, einige Antworten konnten nicht gelesen werden.
Diese Antworten wurden mit einem anderen Schlüssel verschlüsselt oder sind beschädigt. Sie fehlen in der Auswertung. Das sollte nur sehr selten vorkommen; bei vielen solchen Antworten informieren Sie bitte den Betreiber.
Wie arbeite ich an einem anderen Computer weiter?
Speichern Sie unter „Einstellungen“ die Freigaben als Datei und laden Sie sie am anderen Computer nach dem Öffnen der Auswertung. Die Datei enthält nur Kennungen, keine Texte und keine Wege.
Kann der Betreiber die Antworten lesen?
Nein. Die Antworten werden im Browser der Eltern verschlüsselt und nur in Ihrem Browser mit dem Schlüsselblatt entschlüsselt. Auf dem Server liegen nur verschlüsselte Daten.
Wie beenden wir die Umfrage oder löschen die Daten früher?
Wenden Sie sich an den Betreiber. Er kann die Umfrage schließen, sodass keine neuen Antworten mehr möglich sind, oder einen Jahrgang oder die ganze Umfrage sofort löschen.
Kontakt
Bei Fragen zur Einrichtung, zu Einrichtungslinks, zum Schließen oder Löschen einer Umfrage wenden Sie sich an den Betreiber:
- Betreiber der Website
- Christian Ranz
- kontakt@zebrio.de